Une nouvelle obligation de transparence aussi valable pour les A(i)SBL
Toutes les AiSBL établies en Belgique sont obligées de tenir un registre électronique de leurs « bénéficiaires effectifs » (dont ont l’acronyme anglais est UBO pour « Ultimate Beneficial Owner ») dans lequel elles doivent inscrire les données complètes de toutes les personnes qui, en dernier ressort, possèdent ou contrôlent l’association.
Qui doit figurer dans le registre UBO de l'A(i)SBL ?
Le terme UBO (ou bénéficiaires effectifs) désigne les personnes qui, en dernier ressort, possèdent ou contrôlent l’association. Dans le cas des ASBL ou AISBL, il s’agit des personnes belges ou étrangères suivantes :
- Les personnes qui sont membres du Conseil d’Administration ;
- Les personnes qui sont habilitées à représenter l’association ;
- Les personnes chargées de la gestion journalière ;
- Toute autre personne physique exerçant par d’autres moyens le contrôle en dernier ressort.
Toutes ces données devront être tenues à jour. Tout changement d’information doit être reflété dans le registre UBO endéans le mois. Les informations devront par ailleurs être confirmées annuellement.
De nouveaux documents à communiquer
Depuis le 11 octobre 2020, les AiSBL ont désormais également l’obligation de fournir tout document démontrant que les informations enregistrées relatives à leurs UBO sont adéquates, exactes et actuelles.
Ces documents peuvent être, selon les cas :
- un extrait du PV de l’AG,
- les statuts de l’AiSBL,
- un acte notarié ou tout autre document (légalisé s’il émane d’un pays tiers) qui permet de démontrer le caractère adéquat, exact et actuel des informations fournies sur les bénéficiaires effectifs enregistrés.
Ces documents seront accessibles uniquement aux autorités compétentes et en aucun cas aux entités assujetties et membres du grand public.
Quelle est la date limite pour se conformer à cette nouvelle obligation
Les AISBL ont jusqu’au 30 avril 2021 au plus tard pour communiquer ces documents.
Quelles sont les sanctions?
En cas d’infraction (absence d’identification, informations erronées ou manquantes, communication de changement en dehors des délais légaux, etc.), des amendes administratives allant de € 250 à € 50.000 seront infligées directement aux administrateurs de l’association. Des sanctions pénales sont également prévues.
Notre solution sur mesure pour le registre UBO de votre association
Notre cabinet propose un service juridique global comprenant :
- La récolte des informations sur chaque bénéficiaire effectif (nom, prénom, adresse complète de résidence, date à laquelle il est devenu UBO, numéro d’identification au registre national ou l’équivalent à l’étranger, copie de la carte d’identité ou du passeport, etc.) en collaboration avec l’association ;
- L’assistance pour la mise en place d’un mandat électronique approprié, permettant l’accès au registre électronique (attention : il existe des formalités particulières, pour lesquelles nous vous guiderons, si le représentant légal ne dispose pas d’une carte d’identité belge) ;
- La constitution du registre ;
- La mise à jour en cas de changement d’information au cours de l’année (par ex. en cas de changement de conseil d’administration, de secrétaire général ou de délégué à la gestion journalière) ainsi que la mise à jour annuelle obligatoire du registre
Le prix pour ce service global est de € 650 la première année et 350 € les années suivantes (pour les mises à jour ponctuelles et annuelles).