Les entreprises (belges ou étrangères) qui développent une activité économique sur le territoire belge sont tenues de respecter un certain nombre d’obligations TVA:
1. Déclaration de commencement, de changement et de cessation d’activité
Toute personne qui entame une activité économique en Belgique, qui la modifie ou qui la cesse est tenue d’en faire la déclaration à l’administration de la TVA via des formulaires ad hoc. Il en va de même en cas de modifications de certaines données (p. ex. changement d’adresse, modification de la dénomination ou de la forme juridique).
Les entreprises étrangères établies au sein de l’Union européenne peuvent s’identifier à la TVA soit directement, soit par l’intermédiaire d’un représentant responsable. Celles qui sont établies en dehors de l’Union européenne doivent obligatoirement se faire enregistrer à la TVA par l’intermédiaire d’un représentant responsable.
2. Délivrer des factures, des documents particuliers et des documents correctif
- Les entreprises doivent en principe délivrer une facture (voir Flash n° 93 et Flash n° 78) à leur cocontractant reprenant des mentions obligatoires. Elles sont toutefois dispensées de délivrer une facture lorsque le client est une personne physique qui destine les biens à son usage privé sauf cas particuliers (p. ex. vente d’une voiture).
- Les entreprises doivent établir des documents particuliers pour certaines opérations: transfert de biens, prélèvement, vente à l’essai, envoi à vue ou en consignation, etc.
- Les entreprises doivent établir des documents correctifs lorsqu’une facture ou un autre document doit être corrigé.
3. Tenir une comptabilité TVA
- Les entreprises doivent tenir une comptabilité appropriée à l’étendue de leurs activités en vue de permettre l’application et le contrôle de la TVA. La comptabilité doit notamment comporter un facturier d’entrée [dans lequel elles inscrivent les livraisons de biens et les prestations de services, les importations, les acquisitions intracommunautaires de biens, etc.], un facturier de sortie [dans lequel elles inscrivent les factures de ventes, les transferts de biens et les documents correctifs qui s’y rapportent] et, le cas échéant, un journal des recettes.
4. Tenir des registres
Les entreprises doivent tenir des registres pour reporter certaines transactions particulières : registre des non-transferts, registre des travaux à façon, registre des garagistes, registre des moyens de transport d’occasion.
5. Dépôt des déclarations périodiques
Le dépôt d’une déclaration TVA est en principe mensuel. L’entreprise peut toutefois opter pour un dépôt trimestriel lorsque les conditions suivantes sont rencontrées:
- Le montant de son chiffre d’affaires annuel n’excède pas € 2.500.000 pour l’ensemble de son activité économique. Ce seuil est ramené à € 250.000 pour les entreprises actives dans des secteurs sensibles à la fraude (comme par exemple, les produits énergétiques, la vente d’appareils de téléphonie mobile et les ordinateurs ainsi que leurs périphériques, accessoires et composants, la vente de véhicules, etc.).
- Le montant de son chiffre d’affaires trimestriel n’excède pas € 50.000 en matière de livraisons intracommunautaires exemptées.
- Le dépôt de la déclaration TVA se fait en principe de manière électronique.
La déclaration TVA doit en principe être déposée entre le 1er et le 20ème jour du mois qui suit la période à laquelle elle se rapporte. Il existe des tempéraments à ce principe (voir Astuces TVA: le délai légal pour le dépôt des déclarations TVA)
6. Paiement de la TVA
La TVA due doit être acquittée dans le délai fixé pour le dépôt de la déclaration périodique à la TVA.
Les assujettis sont tenus de verser un acompte provisionnel au cours du mois de décembre (voir Astuces TVA: l’acompte du mois de décembre).
7. Dépôt annuel des clients assujettis
- Les entreprises sont tenues de déposer chaque année (avant le 31 mars) une liste des assujettis à la TVA auxquels elles ont livré des biens ou fourni des services au cours de l’année civile précédente.
- Le dépôt du listing se fait en principe de manière électronique.
- Le non-respect de cette obligation de dépôt du listing client est passible d’une amende administrative comprise entre 50 EUR et 1.500 EUR pour un retard de maximum 3 mois, entre 150 et 2250 pour un retard inférieur à 9 mois. Les amendes fluctuent en fonction du nombre de clients assujettis qui devaient se retrouver sur cette liste. Enfin, en cas de retard de plus de 9 mois ou de non-dépôt, l’amende est fixée à EUR 3.000 même si le listing devait être déposé « néant ».
8. Dépôt du relevé intracommunautaire de biens et de services
Les entreprises sont tenues de déposer périodiquement (mensuellement ou trimestriellement) un listing reprenant leurs opérations intracommunautaires de biens et de services effectuées au cours de la période. Le dépôt du relevé se fait en principe de manière électronique.